Zaman Yönetimi

Alan Lakein (1973) zamanını kontrol edebilirseniz, hayatınızı da kontrol edebileceğinizi söylüyor. Zaman değerli bir maldır; herkes tarafından eşit paylaşılır,ama oldukça farklı olarak kullanılır. Yaklaşık olarak %57’imiz şimdi ve geleceğe yönelik bir yapıya sahibizdir, %33’ümüz geleceğe, %9’umuz şimdiki zamana ve sadece %1’imiz geçmişe yönelik tutum sergileriz. Toplumların da zamana karşı tutumları farklıdır; kimi toplumlar dakik ve her şeyi zamanında yapan bir tutum sergilerken kimileri de rahat ve zamana aldırış etmeyen bir tutum içindedirler. Başarılı yöneticiler ve üretken kişiler geleceğe ya da amaçlarına yönelik tutum sergilerken; başarısız, yeteneksiz ve işini geciktiren kişiler şimdiye, o ana yönelik tutum sergilerler, düzensiz ve kadercidirler. Bunların yanı sıra, durumumuz ve ihtiyaçlarımız da zaman oryantasyonumuzu etkiler; ama yine de hayatta başarılı olmak istiyorsak zaman oryantasyonumuzu değiştirebilmeliyiz.

Uyumak, yemek, çalışmak vb. aktivitelere ayrılan zamanı programlamak o kadar zor olmayabilir ya da programlanması gerekmeyebilir ama “doldurulmamış,boş” kullanılabilir saatleri programlamak zorundasınızdır. Bu durumda önemli olan, kendiniz için zamanı en iyi kullanmanın yolunun ne olduğuna karar vermenizdir. Bu yüzden, kullanılabilir ve mevcut zamana göre her hafta ve sonrasında neler yapmanız gerektiğinin bir listesini yapın ve daha öncelikli işleriniz için günlük yapılması gerekenler listesi hazırlayın.

Amaçlar

Zamanınızı daha iyi kullanmak için, önceliği olan aktivitelere zaman ayırıp, daha az önemli şeyler için zaman geçirmeyi ve zamanınızı boşa harcamaktan kaçının.
Zamanı idareli olarak kullanmaktan öte etkili olarak kullanmak için, o anki imkanlardan en iyisini seçin ve yapın

Adımlar

1. Adım: Önceliklerinizi ortaya koyun. Önünüzdeki birkaç ay için belli başlı amaçlarınızı listeleyin. Her bir amacı derecelendirin. Ve “Benim için yapacağım en önemli şeyler nelerdir?” diye sorun.

En azından her ay hayattaki amaçlarınız ve organizasyonunuzun görevi hakkında yeniden düşünün. Bu durumda sahip olduğunuz önemli rolleri de düşünmek önemlidir. Sahip olduğunuz rolleri yerine getirmek için gerçekten önemli olduğunu düşündüğünüz belli başlı amaçların listesini yapın. Şimdi listenin üzerinden gidin ve her bir amacı birincil,ikincil ve sonuncu olmak üzere derecelendirin. İstediğimiz herşeyi yapamayız, ama ikincil ve düşük önceliği olan işlere zaman ayırmaya karşı kendimizi koruruz.

2. Adım: En öncelikli amaçlarınıza ulaşmak içi o hafta neler yapılması gerektiğini listeleyin ve her aktiviteyi derecelendirin.

Her hafta durumunuzu gözden geçirmek ve amacınıza ulaşmak için gerçekten ne yapmanız gerektiğini düşünmek için birkaç dakika ayırmak sizin için yararlıdır. Örneğin, “İşimde daha iyi olmak ve başkalarıyla olan ilişkilerimi geliştirmek için bana yardımcı olacak ne öğrenebilirim?, Gelecekte karşılaşabileceğim hangi problemleri önleyebilirim?, vb.” Bu soruları sorarak, hayattaki belli başlı amaçlarınızı somut faaliyetlere dönüştürebilirsiniz.

Yaratıcı ve gerçekçi olun. Amaçlarla aktiviteleri birbirine karıştırmayın. Ve aktiviteleri listelerken dereceleyin ki en önce neleri yapmanız gerektiğine karar verebilin. Eğer amacınıza nasıl ulaşacağınızı bilmiyorsanız, daha önce bunu başarmış insanlarla konuşun, onlardan tavsiye alın ya da onlar hakkında bilgi edinin.

3. Adım: Zamanınızı nasıl geçirdiğinizi gözlemleyin.

Zamanı nasıl boşa harcadığınızı, nasıl önceliği az olan görevlere zaman harcadığınızı ve nasıl verimli olamadığınızı not edin. Ayrıca, ne zamanlar çalışmak için en çok enerjiye sahip olduğunuza, ne zamanlar zihinsel olarak tetikte olduğunuza, ne zaman yorulduğunuza ve sizi nelerin öncelikli yapılması gerekenlerden uzaklaştırdığına da dikkat edin. Bu bilgiler günlük bir program oluşturmada size yardımcı olacak ve böylece işinizi zamanında yapacaksınız.

4. Adım: Haftanın sabit aktiviteleri için ana bir program yapın.

Haftalık ana program size neye kaç saat ayırdığınızı gösterecektir ve bu sizin sabit programınızdır. Yapmanızın zorunlu olduğu şeyleri içerir ve haftadan haftaya değişmeyerek sabit kalır. Bu programı sadece bir kere yapmalısınız ve daha sonra gerekirse geçici değişiklikler yapabilirsiniz. Ana program sizin kontrolünüzde boş olan saatlerinizi de belirler.

5. Adım: O hafta yapmanız gereken şeylerin işleyen bir listesini tutun.

Kısa zamanda ne yapılması gerektiğini izlemek zorundasınız. İş için gerekli zamanı, işin bitiş tarihini ve önemini not etmek size yardımcı olabilir.

6. Adım: Her gün için “yapılması gerekenler” listesi oluşturun.

Önemli ve amaca yönelik aktivitelerinizi, programlanmış olan zamanınızı, geniş kapsamlı ana amaçlarınızı ve o hafta sona erecek görevlerinizi göz önünde bulundurarak, haftanın her günü öncelikli olarak yapmanız gereken şeylerin neler olduğuna karar vermeniz gerekir. Sonra, boş zamanınızdaki aktivitelerinizi programlamaya başlayın. Bu programlamayı o gün erkenden yapın. Planlama yaparken küçük işlere ilk sırada yer vermeyin ve performansınızı kolay ve daha az önemli aktivitelere harcamayın. Programınızı oluştururken ayrıntılardan kaçınmayın. Eğer programınızdaki her şeyi yapamadıysanız kendinizi suçlu hissetmeyin, ertesi gün yapabilirsiniz.

7. Adım: Günlük yapılması gerekenler listesini takip edin. Kendinizi ödüllendirin.

Günlük programınız yapabileceğiniz şeylerden oluşsun ki gerçekçi olabilsin. Esnek olmalısınız çünkü gün içerisinde yeni görevler çıkabilir. Öncelikte ilk sırada yer alan aktivitelerinizi her gün boş zamanlarınızda yapmanız en temel noktadır. Uzun, sizi hoşnut etmeyen ve zor bir görevle karşılaştığınızda hemen o an yapmak yerine bir süre hiçbir şey yapmayıp dinlendikten sonra devam edebilir ya da daha küçük parçalara bölerek yapabilirsiniz.

Sizin için önemli olan alanlarda organize ve üretken olmanız size bir ödüldür ama daha çok ödüle ihtiyacınız var. Bu yüzden, programınıza dinlenme araları, arkadaşlarla sohbet için vakit ve rahatlama egzersizlerini ekleyin.

Program hazırlamak için gereken zaman

Ana programı oluşturmak sadece birkaç dakikanızı alacaktır. Değişiklikler hızla eklenebilir. Ayrıca her gün için yapılması gerekenler listesini hazırlamak dikkatli düşünmeyi gerektirir ve 10-15 dakikanızı alır.

Genel Problemler

İnsanların bir programa ihtiyaç duymamaları ve bazı insanların programa göre hareket etmeyi sevmedikleri için reddetmeleri
Bazılarımızın temel psikolojik ihtiyaçların baskısında kalması.
Çoğumuzun zamanımızı aslında önemli olmayan, ama acil olarak görülen işlerle geçirmemiz.
Bazı insanların günlük programlarını çok katı ve talepkar olarak oluşturmaları hayatı sıkıntıya dönüştürür.

Problemler olsa da, programlı olmanın ve zamanı ayarlamanın faydaları gözle görülebilirdir çünkü en azından beyninize hayatınızı etkilemesi için bir şans verirsiniz.

Kaynak: http://mentalhelp.net/psyhelp/chap13/chap13q.htm