Kurumsal Sözlük

Hazırladığınız iş tanımı, pozisyonun görev ve sorumluluklarını doğru bir şekilde yansıtmalıdır. İş tanımını iyi yazdığınızda belirlediğiniz pozisyonun gerçekçi bir resmini çizmiş olursunuz. Yazdığınız iş tanımı en temelde, “Bu pozisyondaki kişi gerçekte ne yapar?” sorusuna yanıt vermelidir.

Bir iş tanımı metni, sadece pozisyonun sorumluluklarını açıklamakla kalmaz aynı zamanda yeteneklerin işe alınması, geliştirilmesi ve elde tutulmasına imkân tanır. Beklenilen performansın değerlendirilmesini netleştirerek en yüksek iş performansı için bir zemin hazırlar. Adil bir ücretlendirme sisteminin sürdürülmesi ve gerektiğinde yasal süreçlerin uygulanabilmesi için önemli bir faktördür. İş tanımı belgesi, yıllık performans değerlendirme döngüsüne uygun bir şekilde yeniden gözden geçirilmeli ve güncellenmelidir.

İş tanımı belgesinin içeriğinde kişiyi değil pozisyonu sınıflandırmak için gerekli tanımlar kullanılmalıdır. Tüm bunlarla birlikte bir iş tanımı belgesi en temelde şunları içerir: iş unvanı, işin amacı, görevler ve sorumluluklar, gerekli nitelikler, tercih edilen nitelikler ve çalışma koşulları.

• İş Unvanı 

İş unvanı, işin içeriğini, amacını ve kapsamını yansıtan, benzer rollerdeki diğer iş unvanlarıyla tutarlı olan, işin kısa bir açıklamasıdır.

• İş Amacı

İş amacı, işin genel tanımıyla ilgili temel bir anlayış sağlayan, pozisyonun “kuş bakışı” bir görüntüsünü vermek için yazılır. Üç veya dört cümleden oluşması yeterlidir. “Bu iş neden var?” sorusuna cevap veren kısa bir açıklamadır.

• Görev ve Sorumluluklar

Bu kısım, pozisyona atanan görev ve sorumlulukların genel bir tanımını içerir. Çalışanın zamanının büyük bir bölümünü kaplayacak olan iş görevlerini açıklar. Bu süreçte dikkate alınması gereken bazı noktalar vardır:

1. Görevlerin neden, nasıl, nerede ve ne sıklıkla yapıldığını anlatan açıklayıcı ifadeler ekleyin.
2. Doğrudan veya dolaylı yoldan çalışanın sorumluluk alanlarının neler olabileceğini açıklayın.
3. Pozisyonun gereksinimlerini yansıtan iş görevlerini şeffaf bir şekilde belirtin.
4. Belirttiğiniz iş görevlerinin hangi yeteneklerle ilişkili olduğunu belirtin.

• Gerekli Nitelikler

Bu bölümde belirlenen pozisyon için gerekli olan iş bilgisi düzeyini (eğitim, deneyim, bilgi, beceri ve yetenekler gibi) belirtmelisiniz. Adayların bu rolde, üretken ve başarılı olması için gereken asgari düzeydeki niteliklere odaklanmalısınız.

• Eğitim

Bir çalışanın iş görevlerini ve sorumluluklarını tatmin edici bir şekilde yerine getirmek için sahip olması gereken eğitim niteliklerinin belirtildiği kısımdır.

• Deneyim

Belirlediğiniz pozisyon için uygun görebileceğiniz adayların ne kadar deneyimli olması gerektiğini açıklayacağınız bölümdür. Staj, gönüllü işler gibi deneyimlere özellikle dikkat ediyorsanız bunları da bu kısımda belirtmelisiniz.

• Bilgi Birikimi, Beceriler ve Yetenekler

Çalışanın işe girdikten sonra başarılı ve üretken olabilmesi için bu bölümde beklentilerinizi net bir şekilde belirtmelisiniz. Gerekli lisansları veya sertifikaları dahi yazabilirsiniz. Yaratıcı düşünme, problem çözme, proje yönetimi, karar verme, etkili iletişim gibi yetkinlikler de ayrıca yazılmalıdır.

• Tercih Edilen Nitelikler

Bu bölüm, işe alınacak kişinin bu işte başarılı olabilmesi için genel niteliklerin dışında sahip olması gereken niteliklerin belirtildiği daha genişletilmiş bir listeyi içerir. Günlük işleri yerine getirmek için şart olmasa da sahip olunduğunda daha verimli çalışılmasını sağlayacak özellikleri bu kısımda belirtebilirsiniz. Bu tür detayları belirtmek işe başvuracak adayların kafasında başvurduğu pozisyonla ilgili daha net bir resim oluşmasını sağlar. Fakat gerçekçi beklentiler olmadığında yetenekli ve verimli çalışabilecek kişilerin gözünü korkutmanıza da neden olabilir.

• Çalışma Koşulları

Bu kısımda temel iş görev ve sorumluluklarıyla ilgili çalışma koşullarını ve fiziksel talepleri açıkça belirtmelisiniz. Gereken fiziksel veya zihinsel yeteneklerin neler olduğunu, ne kadar süre ile ne gibi koşullar altında çalışılacağını yazın. Ofis veya dış mekân, tehlikeli maddeler, yüksek gürültü, aşırı soğuk veya sıcak gibi maruz kalınabilecek durumlar bu bölümde kesinlikle açıkça yer almalıdır.

Bu süreçte size yardımcı olacak diğer ipuçları:

• Kısa ve doğrudan bir üslupla yazın.
• Her zaman karmaşık olan kelimeler yerine daha basit olanları tercih edin ve cümle yapılarını olabildiğince basit tutun.
• İş görevlerini belirtirken geniş zaman kipi kullanın. (yazar, gerçekleştirir, taşır gibi)
• Kısaltmalar kullanmanız şart ise kullanmadan önce kısaltmaların ne anlama geldiğini belirtin.
• Belirsiz ifadeler kullanmayın. “Yardım eder” gibi. Aday bunun nasıl bir yardım olduğunu anlamayacaktır.
• Cinsiyetçiliğe sebep olabilecek ifadelerden kaçının.
• Diğerlerine göre daha önemsiz olan görevleri belirtmeyin.
• Gelecekteki olası görevleri ve artık ihtiyacınız olmayan nitelikleri belirtmeyin.

Adayınızın şirketinize uygun temel, yönetsel ve fonksiyonel yetkinliklerini belirleyerek iş tanımına ilave edebilirsiniz. Şirketinizde bu çalışmalar yapılmamışsa bkz. Yetkinlik Modeli Oluşturma

Bu çalışma, şirketlerin tüm temel, yönetsel ve fonksiyonel yetkinliklerinin belirlenmesini ve bir model çerçevesinde tanımlanmasını sağlar. Çalışanlarınızı, çalışan adaylarınızı bilgi, beceri, tutum ve kişilik özellikleri kapsamında değerlendirir ve doğru kişilerin doğru pozisyonlarda çalıştığından emin olmanızı sağlar.

Detaylı bilgi almak için tıklayın… (https://www.dbe.com.tr/tr/kurumsal/8/yetkinlik-modeli-olusturma/)