Kurumsal Gelişim Merkezi

Eğer bir toplantı sırasında kendisinden sorumlu olduğunuz bir çalışanınız konuşurken kendinizi kötü hissettiyseniz, ekibinizin bir üyesinin kendini küçük düşürmesini izlemenin ne kadar zor olduğunu biliyorsunuzdur. Belki bu kişi meslektaşlarının sözlerini sıklıkla bölüyordur, yargılayıcı, hatta agresif davranıyordur. Hangi spesifik davranışı sergilerse sergilesin, çalışanınızın çevresindekileri rahatsız ettiği kesin. Yönetici olarak onu uyarmanın size düştüğünü biliyorsunuz ancak konuşmaya nasıl başlayacağınızdan emin değilsiniz. Ne demelisiniz? Konuyu nasıl yönlendirmelisiniz?

Uzmanlara Göre

“Karşınızdaki kişi savunmaya geçmeden ona performans ve davranışlarına dair geri bildirim vermek her zaman çok zordur,” diyor Caroline Webb, How to Have a Good Day kitabının yazarı, koçluk firması Sevenshift’in CEO’su. Vereceğiniz geri bildirim çalışanın kişisel tarzıyla ilgiliyse, bu görev daha da zordur. Çalışanlarınıza meslektaşlarını rahatsız ettiğini söylemek “çok özen gerektirir” diyor. Ama bu yapmanız gereken bir konuşmadır.

“Kişiyi uyarmadan bu şekilde devam etmesini sağlamak yalnızca daha büyük problemlere yol açar” diyor Paravis Partners’ın yönetici ortağı ve Own the Room adlı kitabın yazarı Amy Jen Su. “Çoğu işte başarı takım çalışmasına dayanır,” diye ekliyor. “İşinizi iyi yapmak yalnızca kendi işinizi tamamlamak ile ilgili değildir; aynı zamanda başkalarıyla da ortaklaşa çalışabilmeniz gerekir.” Eğer çalışanlarınız bunu başaramıyorsa onlarla bu konuda konuşmak sizin sorumluluğunuzdur.

Onlarla Ne Konuşacağınızı Öncesinde Planlayın

“Konuyu açmadan önce ne söyleyeceğinizi iyice düşünmeniz gerekir,” diyor Webb. “Bu konuşma çok hazırlık gerektirir”. Öncesinde gözlemlediğiniz davranışlar üzerinde düşünmenizi öneriyor. Objektif olun. “Yargılamayın, genellemeyin, varsayımlarda bulunmayın” diyor. “Doğal gözlemler istiyoruz. Örneğin geçen görüşmede bunu gözlemledim, etkileri bunlar oldu diyebilirsiniz.” Ayrıca çalışanınızın yorumlarınıza nasıl tepki vereceğini tahmin etmek de mantıklı bir strateji olabilir. “Bu çalışanım bana sert çıkışım yüzünden direnç gösterebilir. Bu çalışanım ağlayabilir, bağırabilir ya da savunmaya geçebilir.” “Her türlü tepkiye hazırlıklı olmalısınız” diye uyarıyor.

 Nasıl Bir Üslupla Konuşacağınızı Düşünün

Konu böyle konuşmalar yapmak olduğunda ne söylediğiniz kadar nasıl söylediğiniz de çok önemlidir. “Özene ve hassasiyete ihtiyacınız var” diyor Webb. Ne iletmek istediğiniz üzerine düşünün. “Duygular devamlılık sağlar. Eğer kendinizi rahatsız hissedersiniz, bu karşıya yansır. Eğer karşınızdakini yargılamak isterseniz, konuşmanız daha agresif ilerler.” Konuyu nasıl açacağınızı ve ortamı da düşünün. “Eğer rahat bir konuşma istiyorsanız birlikte bir yürüyüşe çıkmayı ya da bir kafede oturmayı önerebilirsiniz” diye ekliyor.

Gelişime Odaklanın

Bir kimsenin kişisel eksiklikleri üzerine konuşmak hiç kolay değildir. “Çalışanınızın kişisel gelişimine odaklanmak konuşmayı şekillendirmenize yardım edecektir”, diyor Su. “Konuşmayı maskelemeyin. Bu konuşma senin gelişim alanlarınla ilgili olacak.” deyin. Açık ve net olun. Unutmayın ki sizin göreviniz, çalışma arkadaşınızı gelebileceği en iyi noktaya ulaşmasına yardımcı olmak. Konuşmanıza iyi niyetinizi belirterek başlayın. Örneğin “Sana kendini geliştirebilmenle ilgili yardım etmek istiyorum; bir kaç fikrim var. Ne zaman müsait olursun?” diyebilirsiniz.

Verilere Dayanın

Webb çalışanın rahatsızlık veren davranışlar sergilediği bir durumu örnek vererek anlatmanın objektif bir konu olduğunu düşünüyor. Örneğin siz çalışanınızın sürekli başkalarının sözünü böldüğünü düşünüyorsunuz. Bu noktada “Geçen toplantımızda üç çalışanın sözünü böldün,” diyebilirsiniz. Daha sonra bu davranışın etkileri ve neden problemlere yol açacağını düşündüğünüzü anlatın. “Bu kişilerin sözünü böldüğün için ne diyeceklerini duyamadım. Bu benim için önemli çünkü herkesin dahil olduğu ve görüşlerini beyan edebileceği bir ortam yaratmaya çalışıyorum. Bu takım olarak daha iyi çalışmamızı sağlayacak.” Yanlış bir algı yaratmamaya dikkat edin; çalışanınız niyetinizin iyi olduğunu hissetmelidir.

Çalışanınızın Ne Düşündüğünü Sorun

Söylemek istediklerinizi söyledikten sonra, Su çalışanınızın ne düşündüğünü öğrenmenizi öneriyor. Örneğin “Sence geçen Salı yaptığımız toplantı nasıl geçti? O anda ne yapmaya çalışıyordun? Bir daha o toplantıya katılma şansın olsa neleri değiştirirdin?” gibi sorular sorun. Amacınız çalışanınızın kendi davranışları üzerinde düşünmesini sağlamak. Çalışanınız, sizin gözünüze çarpan bu davranışın farkında olmayabilir. Soracağınız bu sorular çalışanınıza sesli düşünme ve davranışlarının kökenine inme imkanı tanır, diyor Webb. “Bir kişinin bir davranışı sergilemesinin pek çok sebebi olabilir, sizin burada açık fikirli olmanız gerekir.”

Sakince Görüşlerinizin Arkasında Durun

Konuşmanız sonucunda çalışanınız kendini savunabilir. “Böyle tepkiler vermek doğaldır,” diyor Webb. Bu nedenle amacınızın bu kişinin profesyonel başarıya ulaşmasına yardımcı olmak olduğunu belirtin. “Sakin olun ve konudan sapmayın” diyor Su. “Gelen sert tepkilere sert çıkışmayın.” diyor. Çalışanınızın bakış aşısını dinlemenizi, ama kendi mesajınızı da karşıya ilettiğinizden emin olmanızı öneriyor. “Görüşlerinizin arkasında durun. Çalışanınızın tepkilerinin sizi yönlendirmesine izin vermeyin,” diyor. Örneğin arkadaşlarının sözünü bölen çalışanınızla konuşurken “Bir dahaki sefere arkadaşlarının sözlerini tamamladığından emin ol. Senin görüşlerini elbette duymak istiyoruz, ancak başkalarına da bu fırsatı tanımalıyız.”

Problemi Beraber Çözmeyi Önerin

Son olarak Su çalışanınıza destek olmayı önermeniz gerektiğini düşünüyor. “Seninle bir sonraki toplantıdan önce çalışabilir, ya da toplantı sonrası küçük bir değerlendirme yapabiliriz." Kendinizi problemin çözüm aşamasına dahil etmek ve öneriler getirmek mantıklı olacaktır, diye ekliyor. Çalışanınızın davranışlarını değiştirmeye çalışmasında beraber çözüm önerileri getirmiş olmanın ne kadar etkili olacağını göreceksiniz.

Yapmanız Gerekenler

• Görüşme öncesinde ne söyleyeceğinizi ve nasıl söyleyeceğinizi planlayın.
• Veriler ve örnekler üzerinden konuşun. Bu davranışların etkilerini ve neden problem olduklarını belirtin.
• Kendinizi problemi çözme aşamasına dahil edin.

Yapmamanız Gerekenler

• Kaba davranışlardan kaçının. Bir yönetici olarak göreviniz çalışanınızın davranışlarının sonuçlarını kavramasına yardımcı olmak.
• Açık ve net olun. Çalışanın kişisel gelişimi üzerine odaklanın.
• Çalışanınız savunmaya geçse bile sakin ve konu odaklı kalın.

Örnek 1

Görüşme öncesinde ne söyleyeceğinizi ve nasıl söyleyeceğinizi planlayın. Veriler ve örnekler üzerinden konuşun

Uluslararası bir iş yerleştirme sitesi olan Jobbatical’ın Yetenek ve İnsan Kaynakları Başkanı, Alina Basina’nın kariyerinin başlarında davranışlarıyla çevresindekileri rahatsız eden bir çalışanı olmuş. Peter diyeceğimiz bu çalışan, sürekli meslektaşlarının sözlerini bölüyor, toplantılar sırasında gözlerini deviriyor ve  yersiz geri bildirimler yapıyormuş.

“Peter ile konuşmam gerektiğini biliyordum. Ancak bu kesinlikle kolay bir konuşma olmayacaktı,” diyor Alina.

Alina önce neler söyleyeceğini planlamış. Konuşmaya Peter’ın çıkardığı işlerinin kalitesinden ve firmanın ondan ne kadar memnun olduğundan bahsederek başlamak istediğini biliyormuş. Ayrıca Peter’a onun kişisel gelişimine destek olmak için yardımcı olmak istediğini de ekleyecekmiş.

Konuşma sırasında gerçek verilere dayandığından emin olmaya çalışmış. “Dünkü toplantıda konu ile ilgili bazı endişelerin olduğunu fark ettim. Bilerek yapmadığından eminim ama bir kaç arkadaşının sözünü böldün ve biri konuşurken gözlerini devirdin.”

Alina daha sonra Peter’a davranışlarının etkilerini ve takıma neden zarar verdiğini açıklamış. “Meslektaşlarının sözünü bölmek hoş değildir. Bu çevrendekileri demoralize edebilir.”

Daha sonra Peter’ın görüşlerini sormuş. “İlginç bir şekilde Peter davranışlarından habersizdi”, diyor Alina.

Konuşmanın sonunda Peter biraz utanmış, ama biri onunla konuştuğu içinde minnettar olmuş. “Yalnızca görüşlerini beyan etmeye ve takdir edilmeye çalışıyordu,” diyor Alina. 

Örnek 2

Mesajın karşıya geçtiğinden emin olmak için görüşünüzün arkasında durun.

Bir kaç sene önce, Thrivatize adlı danışmanlık firmasında yönetici danışmanı olarak çalışan Suz O’Donnell, firmaya yeni katılan Shannon adlı çalışanıyla bir müşteri görüşmesine katılmış.

“Shannon çok yetenekliydi. Onun müşterilerle tanışma deneyimi edinmesini istedim,” diye hatırlıyor Suz. “Bir hata yapmıştım.”

Shannon toplantının büyük çoğunluğunu telefonuna bakarak geçirmiş. “Hiç bir zaman bir çalışanıma toplantılarda telefonuna bakmaması gerektiğini söyleme ihtiyacı duymamıştım, hele de müşterilerle birlikteyken,” diyor Suz. “Shannon’un bu davranışının diğer çalışanları da rahatsız ettiği belliydi. Bazı müşteriler ona şaşırarak bakıyordu.”

Suz çok mahcup olmuş. Tüm toplantıyı Shannon’un telefonunu kapatmasını nasıl sağlayabileceğini düşünerek geçirmiş.

“Toplantıdan sonra, her müşteri görüşmesinden sonra yaptığımı yaptım: toplantının üstünden geçtiğimiz ve neleri geliştirebileceğimizle ilgili 30 dakikalık bir değerlendirme toplantısı. Shannon’un bu konuşmayı her şekilde yapacağımızı bilmesi olayı kolaylaştırdı.”

Suz nelerin iyi gittiğini sormuş, ve bunu konuşmuşlar. Daha sonra Shannon’a hiç bir zaman toplantılarda telefon kullanmaması gerektiğini söylemiş. “Ona sakince açıkladım. Eğer telefonuna bakarsa neler konuşulduğunu kavrayamayacağını söyledim. Müşterilerimizin firmamızın birincil önceliği olduğunu ve her çalışanımızın firmamızı temsil ettiğini belirttim.”

Suz müşterilerin yüzlerindeki ifadeleri ve bunların onu endişelendirip rahatsız ettiğini açıklamış.

Shannon savunmaya geçmemiş ama özür diler bir havası da yokmuş. Suz sinirlenmiş. “İletmek istediğim mesajı geçirememiştim. Çünkü Shannon ne pişmandı, ne de neden bu davranışı sergilememesi gerektiğini anlamıştı.”

Suz uyarılarını arttırması gerektiğini anlayarak, görüşünün arkasında durmuş. Telefonunu eline alarak, toplantıda Shannon’un nasıl davrandığını göstermiş ona. “Sen benimle konuşurken sana böyle yapsam seni dinlediğimi düşünür müydün?” diye sormuş. “İşte o zaman anladı ne kadar büyük bir hata yaptığını, ve müşterilere ne kadar profesyonel olmayan bir tavırla yaklaştığını,” diyor.

Suz’un bir daha Shannon’a güvenmesi zaman almış. “Onu başka toplantılara da götürdüm. Ancak bir kaç ay sonra.”

Kaynak: https://hbr.org

DBE Kurumsal Ölçme / Değerlendirme ve Eğitim Merkezi
Bizi Arayın  Eğitmenlerimiz